Obligaciones del comerciante y propietario de local

Como propietario, arrendatario o administrador de un local comercial en Colombia, debes cumplir con un conjunto de obligaciones legales, tributarias y administrativas. Esta guía te ayuda a conocerlas.

1. Obligaciones mercantiles

• Registro mercantil: matricularse en la Cámara de Comercio (renovación anual antes del 31 de marzo).
• RUT: obtener y mantener actualizado el Registro Único Tributario ante la DIAN.
• Establecimiento de comercio: registrar la apertura del local.
• Libros de comercio: llevar contabilidad según normas vigentes.

2. Obligaciones tributarias

Impuesto sobre la renta y complementarios

• Declarar anualmente si supera los topes establecidos.
• Pagar anticipos bimestrales si es régimen común.

IVA

• Declarar bimestralmente (régimen común) o cuatrimestralmente (régimen simplificado).
• Recaudar y trasladar al Estado.

ICA (Impuesto de Industria y Comercio)

• Declarar y pagar anualmente ante el municipio.
• Inscribirse como contribuyente en la secretaría de hacienda local.

Retención en la fuente

• Practicarla cuando aplique.
• Declarar y pagar mensualmente.

Facturación electrónica

• Obligatoria para todos los responsables de IVA.
• Habilitación como facturador electrónico ante la DIAN.

3. Obligaciones laborales

• Afiliar a todos los trabajadores a:
• EPS (salud)
• AFP (pensión)
• ARL (riesgos laborales)
• Caja de compensación
• Pagar prestaciones sociales (prima, cesantías, intereses sobre cesantías, vacaciones).
• Implementar SG-SST.
• Pagar seguridad social sobre la nómina.

4. Obligaciones como arrendatario de local

• Pagar puntualmente el canon de arrendamiento.
• Responder por daños al inmueble.
• Usar el local conforme al destino pactado.
• Pagar oportunamente las cuotas de administración.
• Cumplir el reglamento de propiedad horizontal del centro comercial.
• Devolver el local en buen estado al terminar el contrato.

5. Obligaciones como propietario que arrienda

• Entregar el local en condiciones adecuadas.
• Garantizar el goce pacífico del arrendatario.
• Realizar reparaciones necesarias del inmueble.
• Cumplir con las normas de PH aplicables.
• Declarar los ingresos por arrendamiento.

6. Obligaciones con proveedores

• Pagar dentro de los plazos pactados.
• Cumplir la Ley 1676 de 2013 sobre plazos justos de pago a PyMES (máximo 60 días calendario).
• Retener y pagar impuestos cuando aplique.

7. Obligaciones de protección al consumidor

• Información veraz y suficiente.
• Exhibir precios de manera visible.
• Entregar factura con todos los requisitos legales.
• Garantía legal sobre productos.
• Atención de quejas y reclamos.

8. Obligaciones tributarias especiales del sector

Ropa y calzado

• Marcación obligatoria según normas del INVIMA o SIC.
• Etiquetas con composición, país de origen y cuidados.

Alimentos

• Registro sanitario ante el INVIMA.
• Concepto sanitario favorable de la autoridad local.
• Buenas prácticas de manufactura.

Comercio electrónico

• Derecho de retracto (5 días).
• Política de privacidad y tratamiento de datos.
• Información clara sobre entregas y devoluciones.

9. Obligaciones ante la administración del centro comercial

• Pagar cuotas ordinarias y extraordinarias.
• Asistir a asambleas.
• Cumplir el reglamento interno.
• Respetar horarios de operación.
• Mantener el aseo y presentación del local.
• Cumplir normas de seguridad y emergencias.

10. Sanciones por incumplimiento

• Multas de la DIAN por extemporaneidad o errores.
• Sanciones de la SIC por violación a derechos del consumidor.
• Sanciones de la UGPP por mora en seguridad social.
• Cobro jurídico de cánones y cuotas.
• Terminación unilateral del contrato de arrendamiento.

11. Recomendaciones finales

• Contrata un contador público para tu negocio.
• Lleva registros contables actualizados.
• Factura todas tus ventas.
• Capacita a tu personal en atención al cliente y normas básicas.
• Mantén al día tus obligaciones con la administración del centro.
• Consulta con un abogado temas contractuales.